Última atualização: setembro de 2026

1. Sobre esta Política

O Heart of Brazil Exchange – HeBEx valoriza a privacidade, a segurança e a proteção dos dados pessoais de todas as pessoas que se relacionam com suas atividades.

Esta Política de Privacidade explica como os dados pessoais podem ser coletados, utilizados, armazenados, compartilhados e protegidos no âmbito do site hebex.org.br e dos demais canais digitais vinculados ao HeBEx.

O tratamento de dados pessoais é realizado em conformidade com a legislação brasileira aplicável, especialmente a Lei nº 13.709/2018 – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), bem como com as normas relacionadas à proteção de crianças e adolescentes.

A LGPD disciplina o tratamento de dados pessoais em meios físicos e digitais por pessoas naturais e jurídicas e tem entre seus objetivos a proteção dos direitos fundamentais de liberdade, privacidade e livre desenvolvimento da personalidade.

2. Sobre o HeBEx

O Heart of Brazil Exchange – HeBEx é uma estrutura multidistrital dedicada ao desenvolvimento e à gestão de atividades relacionadas ao Programa de Intercâmbio de Jovens do Rotary em sua área de atuação.

No desenvolvimento dessas atividades, o HeBEx poderá tratar dados pessoais de diferentes públicos, incluindo:

• candidatos ao intercâmbio e intercambistas;
• pais e responsáveis legais;
• famílias hospedeiras;
• voluntários e integrantes do Rotary;
• oficiais e coordenadores do Programa de Intercâmbio de Jovens;
• parceiros nacionais e internacionais;
• profissionais envolvidos no suporte aos participantes;
• visitantes do site;
• pessoas que entrem em contato com o HeBEx.

3. Dados pessoais que podemos tratar

Os dados tratados pelo HeBEx dependerão da relação estabelecida com cada titular e poderão incluir:

Dados de identificação e contato, como nome, data de nascimento, telefone, endereço, e-mail e outras informações necessárias à identificação e comunicação.

Dados relacionados à participação no Programa, como informações escolares, familiares, preferências, idiomas, país de origem ou destino e demais informações necessárias aos processos de candidatura, seleção, preparação, acompanhamento e realização do intercâmbio.

Documentos e registros, quando necessários à participação no Programa, ao cumprimento de requisitos administrativos, legais, de segurança ou de proteção dos participantes.

Dados pessoais sensíveis, quando estritamente necessários às atividades do Programa e observados os requisitos legais aplicáveis.

Dados fornecidos em formulários e contatos, incluindo informações encaminhadas voluntariamente pelo titular por meio do site, e-mail ou outros canais de comunicação.

Dados técnicos de navegação, como endereço IP, tipo de dispositivo, navegador, páginas acessadas e outras informações que possam ser coletadas automaticamente durante a utilização do site, inclusive por cookies ou tecnologias semelhantes.

O HeBEx procura limitar a coleta e o tratamento aos dados adequados, pertinentes e necessários para as finalidades relacionadas às suas atividades.

4. Como os dados são coletados

Os dados pessoais poderão ser obtidos:

• diretamente do titular;
• dos pais ou responsáveis legais;
• por meio de formulários eletrônicos;
• durante processos de inscrição, candidatura, seleção ou participação no Programa;
• por Rotary Clubs e Distritos participantes;
• por organizações e parceiros de intercâmbio no Brasil e no exterior;
• durante eventos, treinamentos e atividades do Programa;
• por meio de comunicações realizadas por e-mail ou outros canais;
• automaticamente durante a navegação no site, quando aplicável.

5. Para que utilizamos os dados pessoais

Os dados poderão ser tratados para finalidades relacionadas às atividades institucionais e operacionais do HeBEx, incluindo:

• responder solicitações e contatos;
• administrar candidaturas e inscrições;
• realizar processos de seleção;
• organizar e acompanhar intercâmbios;
• manter comunicação com participantes e responsáveis;
• realizar atividades de orientação e treinamento;
• organizar famílias hospedeiras;
• administrar documentação relacionada ao Programa;
• possibilitar a comunicação entre Rotary Clubs, Distritos e parceiros nacionais ou internacionais;
• promover a segurança e a proteção dos participantes;
• prevenir e tratar situações que possam representar riscos aos participantes;
• cumprir obrigações legais, regulatórias ou institucionais aplicáveis;
• administrar eventos, reuniões e atividades;
• melhorar o funcionamento e a segurança do site;
• produzir informações administrativas e estatísticas;
• preservar registros necessários à gestão e à continuidade do Programa.

Os dados não serão utilizados de forma incompatível com as finalidades para as quais foram coletados.

6. Bases legais para o tratamento

O tratamento de dados pessoais poderá ocorrer com fundamento nas hipóteses previstas na LGPD, conforme a natureza dos dados e a finalidade específica do tratamento.

Entre elas poderão estar, quando aplicáveis:

• consentimento do titular ou de seu responsável legal;
• cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato;
• exercício regular de direitos;
• proteção da vida ou da integridade física;
• tutela da saúde, nas hipóteses legalmente previstas;
• legítimo interesse, quando aplicável e observados os direitos e as legítimas expectativas dos titulares;
• demais hipóteses autorizadas pela legislação.

A existência desta Política de Privacidade não significa que todos os tratamentos realizados pelo HeBEx sejam fundamentados em consentimento.

7. Dados de crianças e adolescentes

A proteção de crianças e adolescentes ocupa posição especialmente relevante nas atividades do HeBEx em razão da própria natureza do Programa de Intercâmbio de Jovens.

O tratamento de dados pessoais de crianças e adolescentes será realizado observando-se seu melhor interesse, conforme determina a legislação aplicável.

Quando necessário, o HeBEx poderá solicitar a participação ou autorização dos pais ou responsáveis legais no fornecimento e tratamento de determinadas informações.

No caso de crianças, serão observados os requisitos específicos estabelecidos pela LGPD, inclusive quanto ao consentimento específico e em destaque de pelo menos um dos pais ou responsável legal, quando essa for a hipótese aplicável.

O HeBEx buscará tratar apenas as informações necessárias para a realização segura e adequada das atividades do Programa.

A proteção, segurança, dignidade e bem-estar dos participantes deverão ser consideradas em todas as decisões relacionadas ao tratamento desses dados.

8. Compartilhamento de dados

Para viabilizar suas atividades, o HeBEx poderá compartilhar dados pessoais, quando necessário, com:

• Distritos de Rotary participantes;
• Rotary Clubs;
• equipes e comissões responsáveis pelo Programa de Intercâmbio de Jovens;
• parceiros de intercâmbio nacionais e internacionais;
• famílias hospedeiras, quando necessário;
• escolas e instituições relacionadas à realização do intercâmbio;
• prestadores de serviços;
• profissionais envolvidos no suporte e proteção dos participantes;
• provedores de sistemas e plataformas utilizados pelo Programa;
• autoridades públicas, quando exigido ou autorizado por lei.

O compartilhamento deverá observar a finalidade para a qual os dados foram coletados e os princípios de necessidade, adequação, segurança e proteção dos titulares.

O HeBEx não comercializa dados pessoais.

9. Serviços e plataformas de terceiros

O site e as atividades do HeBEx poderão utilizar serviços tecnológicos fornecidos por terceiros, incluindo serviços de:

• hospedagem de sites;
• envio e gerenciamento de e-mails;
• formulários eletrônicos;
• videoconferência;
• gerenciamento do Programa de Intercâmbio;
• análise de acesso ao site;
• redes sociais;
• armazenamento e compartilhamento de documentos;
• segurança e proteção do ambiente digital.

Esses fornecedores poderão realizar tratamento de determinados dados pessoais de acordo com suas próprias políticas de privacidade e com os contratos ou condições aplicáveis aos respectivos serviços.

Quando o visitante acessar links externos disponibilizados no site do HeBEx, estará sujeito também às políticas e aos termos das respectivas plataformas.

10. Cookies e tecnologias semelhantes

O site do HeBEx poderá utilizar cookies e tecnologias semelhantes para possibilitar seu funcionamento, melhorar a experiência de navegação, aumentar a segurança e obter informações sobre a utilização das páginas.

Esses recursos poderão incluir:

Cookies necessários, utilizados para funções essenciais do site.

Cookies funcionais, utilizados para armazenar determinadas preferências do visitante.

Cookies de análise, quando utilizados, destinados a compreender como os visitantes interagem com o site e auxiliar na melhoria de seu conteúdo e desempenho.

Cookies de terceiros, que poderão ser utilizados por serviços incorporados ao site, como redes sociais, vídeos ou outras ferramentas externas.

Quando exigido pela legislação, o visitante poderá gerenciar suas preferências por meio do mecanismo de consentimento disponibilizado no site.

11. Armazenamento e segurança

O HeBEx busca adotar medidas técnicas e administrativas adequadas para proteger os dados pessoais contra acessos não autorizados e situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou tratamento inadequado.

O acesso aos dados deverá ser limitado às pessoas que necessitem dessas informações para o desempenho de suas atribuições.

Embora sejam adotadas medidas razoáveis de segurança, nenhum sistema eletrônico pode ser considerado absolutamente imune a incidentes.

Na ocorrência de incidente envolvendo dados pessoais, serão adotadas as providências cabíveis de acordo com sua natureza, impacto e com as exigências da legislação aplicável.

12. Retenção e eliminação dos dados

Os dados pessoais serão mantidos pelo período necessário ao cumprimento das finalidades para as quais foram coletados.

Após o encerramento dessas finalidades, os dados poderão ser eliminados, anonimizados ou mantidos quando houver fundamento legal ou necessidade legítima para sua conservação, inclusive para:

• cumprimento de obrigações legais;
• manutenção de registros institucionais;
• exercício regular de direitos;
• proteção dos participantes;
• atendimento de exigências relacionadas ao Programa;
• outras hipóteses permitidas pela legislação.

13. Transferência internacional de dados

Considerando a natureza internacional do Programa de Intercâmbio de Jovens, determinados dados pessoais poderão ser transferidos ou disponibilizados a organizações, parceiros, Distritos, Rotary Clubs ou prestadores de serviços localizados fora do Brasil.

Essas transferências poderão ocorrer quando necessárias à organização, administração, segurança ou realização do intercâmbio ou em outras hipóteses permitidas pela legislação.

O HeBEx buscará adotar as medidas apropriadas para que essas operações sejam realizadas de acordo com as normas aplicáveis à proteção de dados pessoais.

14. Direitos dos titulares

Nos termos da LGPD, e observadas as condições previstas na legislação, o titular poderá exercer direitos relacionados aos seus dados pessoais, incluindo:

• confirmação da existência de tratamento;
• acesso aos dados;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade;
• portabilidade, quando aplicável;
• informação sobre entidades com as quais houve compartilhamento;
• informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e suas consequências;
• eliminação dos dados tratados com fundamento no consentimento, ressalvadas as hipóteses legais de conservação;
• revogação do consentimento;
• oposição ao tratamento, nas hipóteses previstas em lei;
• revisão de determinadas decisões tomadas exclusivamente com base em tratamento automatizado, quando aplicável.

A ANPD apresenta esses direitos como parte central da proteção conferida pela LGPD aos titulares.

15. Como exercer seus direitos

O titular, ou seu representante legal quando aplicável, poderá entrar em contato com o HeBEx para solicitar informações ou exercer seus direitos relacionados à proteção de dados pessoais.

Para proteger os próprios titulares, o HeBEx poderá solicitar informações adicionais necessárias para confirmar a identidade da pessoa que realiza a solicitação ou sua legitimidade para representar determinado titular.

As solicitações serão analisadas de acordo com a legislação aplicável.

Canal de contato: admin@hebex.org.br.

16. Imagens, vídeos e divulgação institucional

No contexto das atividades do HeBEx poderão ser produzidos registros fotográficos, audiovisuais ou outros conteúdos relacionados a eventos, encontros, treinamentos e atividades do Programa.

A utilização desses materiais observará as autorizações, os instrumentos aplicáveis e as normas de proteção de crianças e adolescentes, quando necessárias.

A existência de autorização para participação no Programa não deverá ser interpretada automaticamente como autorização irrestrita para utilização de imagem, voz ou outros atributos da personalidade para qualquer finalidade.

17. Links externos

O site do HeBEx poderá conter links para páginas e serviços mantidos por terceiros.

O HeBEx não controla as práticas de privacidade adotadas nesses ambientes externos. Ao acessar esses serviços, recomenda-se que o usuário consulte suas respectivas políticas de privacidade e termos de uso.

18. Alterações desta Política

Esta Política poderá ser atualizada periodicamente para refletir alterações nas atividades do HeBEx, nos recursos utilizados pelo site, nas práticas de tratamento de dados ou na legislação aplicável.

A versão vigente estará sempre disponível nesta página, acompanhada da data de sua última atualização.

Alterações relevantes poderão ser comunicadas por outros meios quando isso for considerado necessário.

19. Contato

Em caso de dúvidas sobre esta Política de Privacidade, sobre o tratamento de dados pessoais ou sobre o exercício dos direitos previstos na LGPD, entre em contato com o Heart of Brazil Exchange – HeBEx por meio dos canais oficiais disponibilizados no site.

Heart of Brazil Exchange – HeBEx
Distritos 4530 e 4770
Site: hebex.org.br
Contato: utilizar os canais disponibilizados na página de Contato.